●たった1通のメールで会社員人生を棒に振らないための心得

http://zasshi.news.yahoo.co.jp/article?a=20150430-00010000-dime-bus_all


最近、とある企業の労働組合を取材した時、セクハラの話を聞いた。内容は、男性の管理職がメールを通じて女性社員に食事に誘ったというものだった。これだけだと、特に問題がないように見えるが、その内容に問題があったという。今回は、会社員がメールを送る時、気をつけるべきことに触れたいと思う。新入社員が入ってきたこの時期だからこそ、あらためて確認してほしい。

1.「セクハラ」にならないように

セクハラ関連の取材をしていると、メールに関する問題がよく出てくる。最も目立つのが、男性社員が女性社員を食事に誘うメールだ。誘われた女性社員がそれを不快だと感じた場合、上司や周囲の社員、あるいは人事部などに報告するといったケースをよく耳にする。その際、当然、メールの文面を証拠として見せる可能性が高い。

その内容があまりに酷いものなら、男性社員に何らかの注意が下る可能性があり、社内に噂で広まることも十分考えられる。こうなると、仕事にも悪影響が出るし、その場でいったん収束したかのように見えても、数年後、この時のトラブルが蒸し返されることがある。もし。、どうしても仕事の話(相談)をしたいのなら、メールではなく直接、理由を説明した上で、声をかければいいはずだ。

会社から貸与されているパソコンだけでなく、自分のスマホであろうとも、異性の社員にこういったメールを送る時は、十分気を使うべきだ。たとえ、女性社員から返信がなかったとしても何度もメールを送り続けることは避けなければいけない。万が一、誘った相手と食事に行ったとしても、それを繰り返すことは絶対に避けるべきだ。たった1本のメールが会社員人生を破滅させることもあるからだ。

なお、女性社員に食事やお酒を誘うことは一例でしかない。仕事の連絡をする時も相手が多少なりとも不快に感じるような表現は使うべきではない。ちなみに、セクハラは男性から女性への行為だけが対象になるわけではない。女性から男性への行為も同様に対象になる。

2.上司、部署、会社の批判をしない

上司や部署のあり方、会社などに不満を持つことは、多くの会社員が経験することだ。しかし、これをわざわざメールに書いて、他の社員に送りつけることはしてはならない。そのメールを受け取った社員が上司などに見せる可能性だってある。私も会社員の頃、向かいに座っていた同僚に「上司のマネジメントに問題があるのではないか」というメールを送ったことがある。

ところが、数日以内に、これが上司に伝わったことがわかった。上司からそれに関して厳しく追及をされることはなかったが、その後、関係が悪くなった。正しい指摘や筋の通った批判であったとしても、メールで送ることは避けるべきだ。タイミングや場所をわきまえた上で、上司などに口頭で伝えたほうが、まだいい。ただし、この場合もリスクが伴うということだけは忘れないでほしい。

3.厳しく注意をしない

部下が仕事でミスを繰り返すと、当然上司は不愉快になる。不安にもなるだろう。だが、メールを使ってそれを注意することはやめたほうがいい。本人に面と向かってきちんと注意したほうが、双方にとっても好ましい。もし、相手が遠く離れたところにいたとしても、電話などを使って直接、話をするべきだ。少なくとも、メールに厳しい文調で書くべきではない。「メールはあくまで業務連絡のみ、注意や少々の叱責は口頭で」行なうことを念頭におくべきだ。

そうしないと、真意が伝わらず、また同じトラブルが起こる可能性もある。上司や先輩として責任感から部下に対し厳しくなりがちな人もいるだろう。だが、相手はそのメールの内容について誤った解釈をし、「いじめ」や「パワハラ」と受けとめることがある。様々な企業を取材していて感じるのは、この傾向が年々強くなっていること。忙しいから、面倒だから、と言って、大事なことを本人に面と向かって伝えないのは、怠慢といわれてもしょうがない。

4.否定的な内容を羅列しない

「2」と似ているが、仕事の内容について否定的なことを書くべきではない。例えば、「このスケジュールでは最初から間に合うはずがない」「こんなプロジェクトは、スタートさせるべきではなかった」などといったことだ。もし、それが事実であったとしても、わざわざメールに書くべきではない。実際のところ、それを書いて、誰かに送ったところで解決することはまずないだろう。

言わなければならない時は、話し合いの場を設けるべきだ。口で伝えることとメールで伝えることは、大きく意味が異なる。誰でもそうだが、メールで問題点を指摘されると、不快に感じたり、怒りを覚えたりすることが多い。これは当たり前のようで、実際は心得ていない人が目立つ。時を急ぐ時、あるいは話し合いの場が持てない時は、否定的な内容を羅列するのではなく、「こういう理由で厳しい状況になっているのだが、どういった対策をとるべきか、もしくはこういう対策をとるべきではないだろうか」といった形で、対処法や解決策まで記すと、相手の受け取り方も大きく変わってくるはずだ。

5.永遠に残ることを忘れない

当たりまえの話だが、メールは永遠に残る。自分のメールソフトから履歴を消したところで、相手のパソコンには残り続ける。相手がプリントアウトして保管した場合、“証拠”として残る。おおげさかもしれないが、数十年後、数百年後にまで残されているかもしれない。それくらい、怖いものだ。だからこそ、感情的になってメールを送ることはタブーだ。もちろん、冷静であったとしても、誤字脱字だらけで、文意が伝わらないようなものもよくない。

たった1通のメールによって、その後の会社員人生、ずっと理不尽な思いをし続けているという話もよく耳にする。たかがメール、されどメール。何の気なしに、機械的に、やり取りしていることだからこそ、うっかり大事なことを忘れることも多い。くれぐれもご注意を。

文/吉田典史